Rozwiązania IT

Systemy zarządzania
dokumentami i pracy grupowej

Zarządzaj dokumentami i informacją
w Twojej firmie


Zastosowanie w przedsiębiorstwie systemu zarządzania treścią ECM, który realizuje funkcje systemu obiegu dokumentów DMS oraz zarządzania procesami BPM, pozwala na wzrost wydajności i maksymalizację ponownego wykorzystania informacji.

  • Ilość danych nieustrukturalizowanych w firmie wzrasta rocznie do 30% – zarządzanie informacją pozwala uniknąć chaosu i szybko zlokalizować potrzebny dokument.
  • Integracja funkcji wielu aplikacji biznesowych pozwala na stworzenie elektronicznego miejsca pracy, które przy wzrastającej mobilności pracowników, stanowi firmową bazę wiedzy i zbiór wszystkich niezbędnych informacji.
  • Dostęp do danych ulokowanych w jednym miejscu, z dowolnego miejsca na świecie i nie tylko przez komputer, ale także poprzez urządzenia mobilne, zwiększa komfort pracy, a co za tym idzie - wydajność pracowników.

Funkcjonalności


4 kroki do skutecznego zarządzania dokumentami
i informacją w Twojej firmie:


Masz wiadomość czyli digitalizacja dokumentów

Digitalizacja i elektroniczna archiwizacja

Jak wydobyć kluczowe informacje pochodzące z różnych źródeł, jak np. list, przesyłka, faks, e-mail, rozmowa telefoniczna, zdjęcie, film, mapa, rejestr, umowa, faktura, wniosek urlopowy czy zwolnienie L4? W jaki sposób szybko przeszukać bogate zbiory firmowych danych? Na początek konieczna jest zamiana dokumentu na postać cyfrową, a następnie przekazanie go do elektronicznego archiwum, gdzie podlega odpowiedniej kategoryzacji.

Dowiedz się więcej

Zeskanuj dokument i odczytaj treść

Systemy skanowania i odczytu treści

Aby szybko wyszukać potrzebne informacje, konieczne jest właściwe przetworzenie dokumentów tekstowych i obrazów na proste do wyszukania pliki przy wykorzystaniu mechanizmu OCR. Oferujemy zaawansowane pakietowe rozwiązanie, które pomoże uporządkować dokumenty i sprawnie udostępniać je innym użytkownikom.

Dowiedz się więcej

Nadaj sprawom właściwy obieg

Proponujemy dwa rozwiązania, w zależności od aktualnych potrzeb, możliwości i struktury Twojej firmy:

M-Files czyli Elektroniczne archiwum i obieg dokumentów w przedsiębiorstwie

M-Files ECM usprawnia zarządzanie dokumentami i pozwala na szybkie lokalizowanie, organizację, zatwierdzanie i archiwizację wszystkich typów istotnych informacji. Jest gwarancją, że żaden dokument się nie zagubi, a każda z procedur z nim związana, będzie zrealizowana na czas.

Dowiedz się więcej

Officer - Dedykowane scenariusze biznesowe

Officer to koncepcja firmy SANSEC oparta o system M-Files ECM, która pozwoli elastycznie i efektywnie zarządzać procesami w Twoim przedsiębiorstwie. Rozwiązanie dedykowane jest każdej firmie, dążącej do wzrostu wydajności zarządzania informacjami, niezależnie od jej wielkości i profilu działalności.

Dowiedz się więcej

Nie zapomnij o integracji

Nasze rozwiązania obsługuje rozmaite formaty wyjściowych plików i danych, posiadają wbudowane integracje, takie jak Microsoft SharePoint, SAP, Salesforce.com, CMIS, M-Files i GoogleDocs oraz bezpośrednią integrację bazy danych.

Korzyści

To Twoje dane i Ty nimi zarządzasz,
Dlaczego warto mieć system zarzadzania informacją w firmie?


  • Dokumenty na swoim miejscu

    Stanowi centralne miejsce danych, jest zbiorem wszystkich dokumentów i informacji, do którego dostęp ma każdy z pracowników, zgodnie z jego poziomem uprawnień, niezależnie od lokalizacji i wykorzystywanego urządzenia.
  • Wyszukujesz – znajdujesz

    System gwarantuje Ci szybki dostęp do informacji, takich jak dokumenty, powiązani z nimi klienci i projekty. Pliki są wyszukiwane w przeciągu sekund na podstawie ich klasyfikacji, atrybutów metadanych i treści. Nasz system jest dostępny w formie online (a także mobilnej) oraz umożliwia pracę w trybie rozłączonym (automatyczna synchronizacja po ponownym połączeniu z siecią).
  • Masz oko na wszystko

    System pozwala na kontrolę terminów realizacji spraw związanych z obiegiem informacji, co daje gwarancję pewności, że dokumenty są odpowiednio składowane i opisywane (alerty i spersonalizowane powiadomienia email). Ma to istotne znaczenie zwłaszcza w przypadku obiegu zamówień czy faktur zakupowych. Zaawansowane zarzadzanie uprawnieniami, pozwala jasno określić zakres odpowiedzialności konkretnych pracowników i kontrolować jakość pracy.
  • Oszczędzasz czas i pieniądze

    Przechowywanie dokumentów w wersji cyfrowej redukuje czas, koszty i błędy związane z przetwarzaniem i przepływem informacji w firmie. Znacząco obniża koszty magazynowania i drukowania korespondencji. Dodatkowym atutem naszego rozwiązania jest jego skalowalność, która pozwala na elastyczne dostosowywanie funkcjonalności do indywidualnych potrzeb użytkownika.
  • Przekaż dalej czyli sprawny workflow

    Automatyzacja i standaryzacja procesów, wysoka dostępność informacji oraz wygoda użytkowania, pozwalają na wykorzystanie potencjału pracy grupowej. Pracownicy znajdujący się w dowolnych lokalizacjach mogą edytować, opiniować i akceptować dokumenty, a następnie udostępniać je innym. Przepływ informacji pomiędzy pracownikami oraz ich wzajemna komunikacja jest sprawna i przebiega bez zakłóceń.
  • Bezpieczne i pod kontrolą

    System zarządzania informacją zapewnia bezpieczeństwo przechowywania i kontrolę firmowych danych. Każdy dokument papierowy ma swoją cyfrową kopię zapasową, co zapewnia ochronę przed kradzieżą i zdarzeniami losowymi (np. pożar czy powódź). Przestaje też dochodzić do gubienia i niszczenia niewłaściwych dokumentów. Użytkownikom można nadać różne poziomy uprawnień i dostępu do informacji, dzięki czemu można ukrywać i chronić poufne dokumenty.